Ｅメールの普及により顧客との連絡にＥメールを利用する機会が多くなってい
ると思いますが、皆さんの会社ではそのメールや添付ファイルをどのように保
存しておりますか？メールでのやりとりが多くなると、よく話題になるテーマ
ですね。私どもでは共通したルールの元、手間のかからない方法を採用してい
ます。

(1)自動振り分け
(2)フォルダ命名
(3)メールデータのバックアップ

(1)最近のメールソフトにはたいてい付いている機能で、メールが届いたらそ
の宛先や件名、Fromアドレスなどを見て、特定のフォルダに移動してくれる機
能です。例えば顧客毎にフォルダを作り、その中に届いたメッセージが自動的
に入るというものです。これによりそのメールが重要な相手から届いたのかま
たはメールマガジンなどが届いたのか判断できるため、業務への割り込みを最
小限にすることができるというメリットがあります。

(2)のフォルダ命名は以前ファイル保存方法を紹介したときと同様に、フォル
ダの先頭に全角カタカナで一文字つけた後、日本語で項目を入れる方法を採用
しています。具体的には「ア_青木商事」「イ_イーナチュラル」などです。こ
れにより顧客フォルダがアイウエオ順に並びます。フォルダはすぐに見つけら
れる様に構成するのがもっとも重要です。特に自分のみでなく他人が後から見
てもある程度わかるようにしておく必要があるでしょう。

(3)メールは個人のパソコンにて着信するため、データもパソコンの中に入っ
ております。そのため一日一度そのデータをサーバーにコピーします。サーバー
からはさらにリムーバブルメディアに保存される為、１日前までの情報は確実
に残る仕組みです。

Eメールが会社間の情報交換の使われて久しいですが、企業内における具体的
な運用方法というものをあまり聞いたことがありません。個人の責任で任せる
にはあまりにも重要なものになってきている様な気がします。一度考えてみる
時期がきているのではないでしょうか。